5. PRINCIPIOS APLICABLES AL TRTAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Para el Tratamiento de los Datos Personales, LA COMPAÑÍA aplicará los principios definidos en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, los cuales constituyen las reglas a seguir en la recolección, almacenamiento, procesamiento, uso, circulación, supresión, Transferencia y/o Transmisión de los Datos Personales:

Legalidad: El Tratamiento de Datos Personales se realizará conforme a las disposiciones legales aplicables (Ley Estatutaria 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios).

Finalidad: Los Datos Personales recolectados serán utilizados para un propósito específico y explícito el cual debe ser informado al Titular o permitido por la Ley. El Titular será informado de manera clara, suficiente y previa acercade la finalidad de la información suministrada.

Libertad: La recolección de los Datos Personales sólo podrá ejercerse con la Autorización, previa, expresa e informada del Titular.

Veracidad o Calidad: La información sujeta al Tratamiento de Datos Personales debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

Transparencia: En el Tratamiento de Datos Personales se garantiza el derecho del Titular a obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le concierne.

Acceso y circulación restringida: El Tratamiento de Datos Personales sólo podrá realizarse por las personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la Ley.

Seguridad: Los Datos Personales sujetos a Tratamiento se manejarán adoptando todas las medidas de seguridad que sean necesarias para evitar su pérdida, adulteración, consulta, uso acceso no autorizado o fraudulento.

Confidencialidad: Todos los funcionarios que trabajen en LA COMPAÑÍA y los encargados de la información están obligados a guardar reserva de los Datos Personales a los que tengan acceso con ocasión de su trabajo, incluso después de finalizada su relación laboral o contractual.

6. TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS

Los Datos Personales Tratados por LA COMPAÑÍA para los propósitos o finalidades descritas en esta política y en las Autorizaciones de Tratamiento de Datos Personales se recolectarán por medios físicos o electrónicos, por medio de conductas concluyentes o mediate cualquier forma permitida por la legislación y serán almacenados en las Bases de Datos, Repositorios Fiscos y/o Digitales de LA COMPAÑÍA y/o del Encargado, por lo que permanecerán bajo custodia en condiciones de integridad, confidencialidad y disponibilidad, atendiendo a las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias. Sólo el personal autorizado podrá acceder a estas Bases de Datos. Se observarán los protocolos de acceso y seguridad que se consideran estándar en estas actividades para evitar la vulneración o manipulación de la información recopilada. No obstante, lo anterior, LA COMPAÑÍA podrá operar las Bases de Datos mediante un Encargado del Tratamiento de datos, en cuyo caso, estas políticas se extenderán y serán aplicables a tal Encargado, de forma que el Titular pueda ejercer los derechos que le confiere la Ley, tanto frente a LA COMPAÑÍA como frente al Encargado del Tratamiento designado por ésta.

7. FINALIDADES PARA EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

La información personal que recopila LA COMPAÑÍA en la calidad de Responsable se tratará de conformidad con la Ley 1581 del 2012 y sus decretos reglamentarios y demás normas que modifiquen o adicionen, para los fines necesarios que considere LA COMPAÑÍA, para llevar a cabalidad su objeto social.

Así mismo LA COMPAÑÍA puede ostentar la calidad de Encargado del Tratamiento de los Datos Personales suministrados o transmitidos por algunos de sus grupos de interés que han contratado a LA COMPAÑÍA, y con ocasión a esta relación contractual, se compromete al cumplimiento de las obligaciones a su cargo establecidas en el artículo 18 de la Ley 1581 de 2012. Igualmente, en el caso en que LA COMPAÑÍA sea Responsable y designe a un Encargado del Tratamiento, éste último se compromete al cumplimiento de las obligaciones a su cargo establecidas en el artículo 18 de la Ley 1581 de 2012.

7.1. Encargados del Tratamiento de Datos Personales de LA COMPAÑÍA

Los Datos Personales proporcionados a LA COMPAÑIA podrán ser tratados por nuestros Encargados de conformidad con lo establecido en la regulación en materia de protección de Datos Personales cuando LA COMPAÑÍA lo considere necesario, como, pero sin limitarse a proveedores de sistemas de nómina, proveedores de pasarelas de pago con administración de riesgos, proveedores de seguridad, proveedores para marketing, proveedores para la atención y servicio al cliente, proveedores técnicos, proveedores de transporte consultores, aliados comerciales, financieros, sociales y/o servicios, entre otros. En ese sentido, LA COMPAÑÍA se compromete a garantizar que los Encargados aseguren la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los Datos Personales durante el tratamiento de estos, adoptando las medidas técnicas, administrativas y contractuales necesarias que garanticen la protección y privacidad de los datos.

7.2. Finalidades para usuarios, clientes y/o prospectos clientes

Los Datos Personales de los usuarios, clientes y/o prospectos clientes se tratarán por LA COMPAÑÍA, para las siguientes finalidades

a. Generar la facturación electrónica de las compras realizadas en nuestros puntos de venta, en aras de tener un control y seguimiento de las transacciones comerciales y atender a las obligaciones legales.

b. Gestionar, contactar y/o enviar información publicitaria, ofertas, campañas, promociones, eventos, y/o actividades comerciales, atención de garantías, devoluciones y/o de servicios, a través de los canales autorizados por los titulares incluidos, pero sin limitarse a correo físico o electrónico, vía mensaje de datos (SMS O MMS), vía WhatsApp, Facebook Messenger, llamadas telefónicas que podrán ser grabadas, o cualquier medio análogo o digital permitido por la Ley creado o por crearse

c. Remitir e impulsar campañas de fidelización u ofertas segmentadas de acuerdo con las necesidades identificas en los hábitos de consumo de nuestros usuarios, clientes y/o prospectos clientes, para ofrecer beneficios exclusivos y relevantes, así como mejorar la experiencia del cliente para hacer efectivo nuestro programa de loyalty.

d. Perfilar mediante algoritmos y analítica de datos, obtención de cookies, hábitos de consumo, hábitos de conexión a internet, etc.

e. Analizar los hábitos de consumo respecto de los servicios que prestamos y los productos que ofrecemos a través de la información personal capturada, para finalidades de medición, estadísticas, monitoreos del servicio de Hard Discount y/o tendencia de mercado.

f. Gestionar alianzas relacionadas con la creación de campañas con el fin de comunicar promociones o eventos compartidos con entidades vinculadas, aliados estratégicos o empresas con las que se tengan relaciones comerciales y/o contractuales.

g. Utilizar Cookies e IA para mejorar la funcionalidad y la precisión del sistema mediante el análisis y procesamiento de datos, permitiendo así ofrecer recomendaciones y publicidad personalizada, optimizar el rendimiento y la eficiencia en las operaciones de LA COMPAÑÍA.

h. Tramitar los pedidos realizados por los usuarios y/o clientes a través de la página web, APP Tiendas D1, WhatsApp o cualquier otra aplicación o herramienta tecnológica.

i. Procesar y analizar las transacciones realizadas a través de las pasarelas de pagos que realizan los clientes.

j. Realizar encuestas de satisfacción de los productos y los servicios prestados por LA COMPAÑÍA.

k. Construir modelos de analítica avanzada con el fin de fortalecer las estrategias de mercado.

l. Permitir la participación de los Titulares en actividades de mercadeo y estrategias promocionales en redes sociales.

m. Comunicar información sobre los cambios en los términos y condiciones de los servicios y/o productos ofrecidos por LA COMPAÑÍA, así como de las alertas de seguridad y/o anuncios o avisos de carácter regulatorio.

n. Realizar Transmisión y Transferencias internacionales de Datos a países que garanticen o no niveles adecuados de protección de Datos Personales para adelantar procesos de analítica de datos, estrategias de mercadeo predefinidas o automatizadas “bots” y/o con inteligencia artificial, perfilamiento y conocimiento de clientes.

o. Vigilar y monitorear a través de los sistemas de videovigilancia y demás medíos implementados o por implementarse que traten datos biométricos (dactilares, faciales o de grabación de voz) la seguridad de las instalaciones de LA COMPAÑIA y de las personas que se encuentren al interior de estos.

p. Registrar y hacer seguimientos a los eventuales incidentes y/o accidentes físicos, y hacer extensible dicha información a las aseguradoras cuando corresponda.

q. Consultar y/o reportar información de carácter financiera en caso de contraer obligaciones de este carácter ante las centrales de riesgos.

r. Realizar consultas y reportes de antecedentes comerciales, reputacionales, eventuales riesgos de relacionamientos asociados a fraude, lavado de activos y financiación del lineamientos establecidos en las políticas internas de LA COMPAÑÍA.

7.3. Finalidades para candidatos, practicantes y/o empleados

Los datos personales de nuestros candidatos, practicantes y/o empleados se tratarán por LA COMPAÑÍA, para las siguientes finalidades:

a. Administrar directamente o por conducto de terceros, la información personal de las hojas de vida aportadas por los candidatos a las vacantes laborales que ofrece LA COMPAÑÍA, para ser reclutados, contactados para informar sobre la vacante laboral y/o entrevistados cuando corresponda.

b. Administrar directamente o por conducto de Encargados, los procesos de selección y vinculación de personal, incluyendo la evaluación y calificación de los participantes y la verificación de referencias laborales y personales, y la realización de estudios de seguridad, polígrafos y procesos de debida diligencia.

c. Recibir, almacenar e indexar las hojas de vida de los perfiles laborales postulados para ser tenidas en cuenta en futuras vacantes que se puedan adecuar a las necesidades de la empresa y el perfil del aspirante, y las demás hojas de vida de los empleados por conservación legal.

d. Realizar Transmisiones y Transferencias internacionales de datos a países que garanticen o no niveles adecuados de protección de Datos Personales para adelantar procesos de seguridad, mitigación de riesgos y/o debida diligencia para el conocimiento de los candidatos y empleados.

e. Desarrollar y gestionar actividades tales como nómina, afiliaciones a entidades del sistema general de seguridad social, vacaciones, certificaciones, liquidaciones, actividades de bienestar salud ocupacional, generación de informes o indicadores, realizar pagos derivados de la ejecución del contrato de trabajo y/o su terminación, garantizar las prestaciones sociales a que haya lugar de conformidad con la Ley aplicable.

f. Invitar, vincular y/o registrar a los empleados y/o familiares cuando haya lugar a las actividades de la compañía tales como cursos, capacitaciones, viajes, comités, programas de bienestar, de salud, de clima laboral, así como para él envió de comunicaciones internas.

g. Administrar los Datos Personales del Titular y su núcleo familiar, para generar todos los tramites de afiliaciones a las entidades promotoras de salud (EPS) cajas de compensación familiar, ARL, seguros de vida, y demás necesarias para el cumplimiento contractual como empleador y revisar, investigar y garantizar el cumplimiento de las obligaciones del empleado.

h. Comunicarse con los contactos autorizados en caso de emergencias durante el horario de trabajo o con ocasión del desarrollo de este.

i. Contactar y/o comunicar vía correo electrónico, WhatsApp, Teams, mensajes de texto (SMS), llamadas telefónicas o por cualquier otro medio análogo de las actividades, noticias, alertas, instrucciones, llamados de atención, notificaciones o cualquier tipo de comunicación que se relacione con la actividad laboral y el objeto social de la compañía.

j. Identificar y hacer posible el ejercicio de los derechos de los trabajadores en la afiliación sindical en el reconocimiento y respeto de sus actividades legítimas y guardar especial confidencialidad de esos datos de tal manera que se garantice una seguridad adecuada a la naturaleza de estos.

k. Gestionar todo lo relacionado a la seguridad y salud en el trabajo, bienestar integral y mental, seguimientos de estados de salud, reportes de incidentes o accidentes de trabajo.

l. Investigar posibles incumplimientos de las políticas y lineamientos internos de LA COMPAÑÍA.

m. Supervisar los espacios de LA COMPAÑÍA en las zonas autorizadas través de los sistemas de videovigilancia y demás medios implementados o por implementarse que traten datos biométricos (dactilares, faciales o de grabación de voz) para monitorear e identificar la seguridad de los espacios, productos y los empleados, así como para la prevención del fraude interno y externo, y las buenas prácticas de las labores, con el fin de aplicar y tomar las medidas que correspondan.

n. Utilizar o hacer uso de las imágenes personales, fotografías, videos o voz, obtenidas con ocasión a la participación, asistencia o intervención a los eventos, actividades, labores y/o capacitaciones que realiza la Compañía como soporte o divulgación de este tipo de acciones.

o. Administrar, monitorear e identificar la seguridad y validación de identidad de los empleados a través de los datos biométricos relacionados con características físicas y fisiológicas, o los datos capturados a través de fotografía, videos o audios en las diferentes actividades de la compañía.

p. Gestionar el registro para certificaciones y/o capacitaciones cuando amerite, de los empleados que se incorporen a cursos, grupos voluntarios de primeros auxilios, COPASST, brigadistas, entre otros.

q. Permitir que compañías vinculadas a LA COMPAÑÍA, aliados estratégicos y/o empresas con las cuales se tengan relaciones comerciales y se hayan celebrado contratos que incluyen disposiciones para garantizar la seguridad o el bienestar y el adecuado Tratamiento de los Datos Personales tratados, contacten al Titular con el propósito de ofrecerle bienes o servicios de su interés.

r. Registrar y hacer seguimientos a los eventuales incidentes y/o accidentes laborales, y hacer extensible dicha información a las aseguradoras cuando corresponda.

s. Administrar y conservar por el termino sugerido por la normatividad de Archivo General de la Nación, la información personal de los empleados retirados de la compañía y/o pensionados.

t. Compartir con los Encargados información para convenio de bienestar del empleado.